Regulamin usługi A4G

PROJEKT — do weryfikacji przez prawnika. Wersja 0.2 z 2026-10-02 (0.2: szyfrowanie end-to-end modułu „Kontrola”). Tekst nie jest poradą prawną; fragmenty w nawiasach kwadratowych wymagają uzupełnienia lub decyzji.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usługi A4G drogą elektroniczną (art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
2. Usługodawcą jest Mageomni Sp. z o.o. z siedzibą w [miejscowość, adres], KRS [numer], NIP [numer], REGON [numer], kapitał zakładowy [kwota] („Usługodawca”). Kontakt: [adres e-mail], w sprawach ochrony danych: [adres e-mail do spraw ochrony danych].
3. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego. Klientem jest przedsiębiorca, w imieniu którego założono Organizację w A4G („Klient”).
4. Integralną częścią Regulaminu jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (a4g.io/legal/umowa-powierzenia) wraz z Listą podprzetwarzających (a4g.io/legal/podprzetwarzajacy).

§ 2. Definicje

1. A4G, Usługa — usługa analityczna dostępna pod adresem app.a4g.io wraz z interfejsami API (api.a4g.io, collect.a4g.io) i oprogramowaniem A4G Connect.
2. A4G Connect — oprogramowanie instalowane przez Klienta na jego komputerze, które odczytuje dane z systemu Klienta (np. Subiekt GT, Sello NX) wyłącznie w trybie odczytu i przesyła je do A4G według Polityki udostępniania danych.
3. Organizacja — konto firmy Klienta w A4G; ma co najmniej jednego Właściciela.
4. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Usługi w imieniu Klienta, z rolą Właściciela, Administratora lub Członka.
5. Polityka udostępniania danych — ustawienia A4G Connect określające, jakie dane i w jakiej postaci opuszczają komputer Klienta (dane analityczne, dane chronione szyfrowane po stronie Klienta, dane wyłącznie lokalne).
6. Dane chronione — dane oznaczone jako chronione (np. nazwy kontrahentów i osób), szyfrowane na urządzeniu Klienta kluczem Organizacji, którego Usługodawca nie posiada w postaci jawnej (architektura opisana w ADR-029).

§ 3. Zakres Usługi

1. Usługa obejmuje w szczególności: pobieranie danych za pomocą A4G Connect, analizy sprzedaży, marży, zapasów, należności i zobowiązań, wykrywanie nieprawidłowości i szans, prognozy, raporty (m.in. „VAT na bieżąco”, „Realizacja zamówień”, „Kontrola strat i nieprawidłowości”).
2. Wyniki analiz mają charakter informacyjny. Usługa nie jest doradztwem podatkowym, księgowym ani prawnym, w szczególności moduł „VAT na bieżąco” nie zastępuje ewidencji ani deklaracji prowadzonej przez Klienta lub jego biuro rachunkowe.
3. Moduły dotyczące działań pracowników („Kontrola strat i nieprawidłowości”, „Aktywność zespołu”) domyślnie działają w trybie zespołowym — bez przypisywania operacji osobom. Tryb pseudonimowy lub imienny włącza wyłącznie Właściciel, po złożeniu oświadczenia o poinformowaniu pracowników zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (§ 6).
4. Moduł „Kontrola strat i nieprawidłowości” działa wyłącznie jako szyfrowany end-to-end: reguły wykonuje A4G Connect u Klienta, a sprawy i decyzje są szyfrowane kluczem Kontroli Organizacji, którego Usługodawca nie posiada (opis: Umowa powierzenia § 5 pkt 10–12). Do włączenia modułu Właściciel konfiguruje klucze Organizacji (zabezpieczenie danych) i zatwierdza urządzenie A4G Connect. Usługodawca nie ma wglądu w treść spraw i nie może jej odtworzyć.

§ 4. Konto, Organizacja i Użytkownicy

1. Założenie konta wymaga podania adresu e-mail i jego potwierdzenia. Organizację zakłada się w instalatorze A4G Connect; zakładający staje się Właścicielem.
2. Właściciel akceptuje Regulamin i Umowę powierzenia w imieniu Klienta, oświadczając, że jest do tego umocowany. Akceptacja jest rejestrowana elektronicznie (Użytkownik, Organizacja, wersja i skrót SHA-256 treści, data i godzina).
3. Właściciel zarządza dostępem Użytkowników i odpowiada za nadanie ról zgodnie z potrzebą dostępu.
4. Użytkownik chroni dane logowania, zestaw odzyskiwania (24 słowa) i klucze urządzeń. Utrata wszystkich kluczy i zestawu odzyskiwania oznacza trwałą utratę dostępu do Danych chronionych — Usługodawca nie może ich odtworzyć. W przypadku modułu „Kontrola” dotyczy to także całej historii spraw, statusów i komentarzy, której nie da się odtworzyć z systemu źródłowego.

§ 5. Dane Klienta

1. Klient pozostaje właścicielem swoich danych. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia Usługi.
2. Klient decyduje Polityką udostępniania danych, jakie dane przekazuje. A4G Connect nie zmienia danych w systemie źródłowym (poza utworzeniem własnego użytkownika bazy danych z uprawnieniem wyłącznie do odczytu, jeśli Klient na to zezwoli w instalatorze).
3. W zakresie danych osobowych Klient jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym — zasady określa Umowa powierzenia.
4. Usługodawca może wykorzystywać zagregowane, zanonimizowane dane techniczne o działaniu Usługi (np. liczba zdarzeń, czasy przetwarzania) do utrzymania i rozwoju Usługi; nie obejmuje to danych biznesowych Klienta ani danych osobowych.

§ 6. Obowiązki Klienta

1. Klient zapewnia podstawę prawną przetwarzania danych przekazywanych do A4G, w tym spełnia obowiązki informacyjne wobec swoich klientów, kontrahentów i pracowników.
2. Przed włączeniem trybu pseudonimowego lub imiennego w modułach dotyczących pracowników Klient: (a) określa cele, zakres i sposób monitorowania w regulaminie pracy lub obwieszczeniu (art. 22³ § 3–4 w zw. z art. 22² § 6 Kodeksu pracy), (b) informuje pracowników nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem (art. 22² § 7), (c) rozważa przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO; szablon: a4g.io/legal/dpia-szablon).
3. Klient nie przekazuje do A4G danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO).
4. Klient instaluje aktualizacje A4G Connect (domyślnie automatyczne) i nie modyfikuje oprogramowania.

§ 7. Dostępność i wsparcie

1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły, z zastrzeżeniem prac serwisowych (w miarę możliwości poza godzinami 8–18 w dni robocze) i zdarzeń od niego niezależnych.
2. [Poziom dostępności (SLA), kanały i czasy reakcji wsparcia — do ustalenia.]
3. Usługa jest w fazie wczesnego dostępu; funkcje mogą się zmieniać. Usługodawca informuje o istotnych zmianach w aplikacji lub e-mailem.

§ 8. Opłaty

1. [Cennik, okres rozliczeniowy, sposób płatności, faktury elektroniczne — do ustalenia.]
2. [W okresie wczesnego dostępu Usługa może być świadczona nieodpłatnie — do decyzji.]

§ 9. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ograniczeń poniżej.
2. [Ograniczenie odpowiedzialności do wysokości opłat z ostatnich 12 miesięcy; wyłączenie utraconych korzyści; wyłączenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie — do weryfikacji przez prawnika.]
3. Usługodawca nie odpowiada za decyzje biznesowe, podatkowe lub kadrowe podjęte na podstawie wyników analiz ani za poprawność danych w systemach źródłowych Klienta.
4. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych określa Umowa powierzenia i art. 82 RODO.

§ 10. Czas trwania, rozwiązanie, dane po zakończeniu

1. Umowa jest zawarta na czas nieoznaczony z chwilą akceptacji Regulaminu.
2. Każda ze stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem [30 dni] okresu wypowiedzenia, w formie elektronicznej. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia Regulaminu.
3. Przed zakończeniem Klient może wyeksportować wyniki analiz (eksport tabel do XLSX/PDF/schowka). Dane źródłowe pozostają w systemie Klienta.
4. Po zakończeniu umowy Usługodawca usuwa dane Klienta według dokumentu „Retencja i usuwanie danych” (a4g.io/legal/retencja): w ciągu [30] dni z systemów produkcyjnych, a z kopii zapasowych w cyklu ich wygasania. Klucze Danych chronionych są niszczone (usunięcie kryptograficzne).

§ 11. Reklamacje

1. Reklamacje można składać na adres [adres e-mail]. Usługodawca rozpatruje je w ciągu 14 dni.

§ 12. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu Usługi, bezpieczeństwa, podprzetwarzających). O zmianie informuje co najmniej 14 dni wcześniej w aplikacji i e-mailem do Właścicieli.
2. Nowa wersja wymaga akceptacji Właściciela przy pierwszym logowaniu po jej wejściu w życie. Brak akceptacji uprawnia Klienta do wypowiedzenia umowy przed wejściem zmian w życie.
3. Każda wersja jest publikowana pod a4g.io/legal/regulamin wraz z numerem wersji i skrótem SHA-256.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Wymagania techniczne: przeglądarka obsługująca aktualne standardy (Chrome, Edge, Safari, Firefox — wersje bieżące), dla A4G Connect: Windows 10/11 lub Windows Server 2016+ z dostępem do bazy systemu źródłowego.